Protection des données
Édition novembre 2024
Dans les présentes dispositions en matière de protection des données de Favur, nous, UFirst GmbH, Heinrichstrasse 267, 8005 Zurich (ci-après « nous », etc. ou « le Fournisseur »), vous informons sur la collecte, l'enregistrement et le traitement des données personnelles dans Favur. Les dispositions applicables aux utilisateurs de Favur complètent les présentes dispositions et décrivent l'utilisation de Favur.
1. Remarque préalable
Les présentes dispositions en matière de protection des données de Favur sont fondées sur le règlement général européen sur la protection des données (RGPD). Bien que le RGPD soit un règlement de l'Union européenne, il revêt une grande importance pour nous. La loi suisse sur la protection des données (LPD) est fortement influencée par le droit de l'UE et les entreprises situées en dehors de l'Union européenne ou de l'EEE doivent respecter le RGPD dans certaines circonstances.
Dans Favur, les utilisateurs (salariés) peuvent interagir avec leurs employeurs (que nous appelons également entreprises). Nous accordons aux employeurs (entreprises) une licence pour l'utilisation de Favur. Favur s'intègre dans le système de gestion du personnel de l'entreprise titulaire d'une licence Favur.
2. Données personnelles
Par données personnelles, on entend toutes les informations qui se rapportent à une personne identifiée ou identifiable. Si vous nous fournissez des données personnelles d'autres personnes (ex. membres de la famille, données de collègues de travail) , veuillez vous assurer que cela est nécessaire à la gestion, par vos soins, des contrats avec les employeurs qui vous concernent.
Les présentes dispositions en matière de protection des données de Favur font la distinction entre (i) les données que les utilisateurs saisissent en utilisant Favur, (ii) les données que votre employeur saisit en utilisant Favur et qu'il vous rend visibles et (iii) les informations de contact que nous devons traiter aux fins de gestion des relations contractuelles :
Données que les utilisateurs saisissent en utilisant Favur : Il s'agit ici principalement des données que les utilisateurs saisissent pour les partager avec des employeurs (ex. commentaires de décomptes ou demande d'allocations pour enfants)
Informations de contact aux fins de la gestion des relations contractuelles : Nous avons en outre besoin des informations de contact des utilisateurs pour savoir comment les contacter. Ceci est nécessaire à des fins d'administration des utilisateurs. À cela s'ajoutent des données de facturation en rapport avec l'entreprise cliente. Le point 4 décrit plus précisément comment nous traitons ces données.
Informations des utilisateurs de Favur
3.2 Les salariés (utilisateurs) gardent le contrôle
S'agissant des données personnelles dans Favur, les utilisateurs restent complètement maîtres de leurs données personnelles. Le Fournisseur conserve les données enregistrées dans Favur directement pour les utilisateurs et suit les instructions des utilisateurs concernant les modalités de transmission de ces données au Fournisseur par l'intermédiaire de Favur.
3.2 Données figurant dans le compte utilisateur
En tant qu'utilisateur de Favur, vous fournissez des données personnelles et des documents directement dans Favur. Il s'agit notamment, mais pas exclusivement, des données suivantes :
Prénoms
Noms
Nom abrégé
Année de naissance
Sexe
Numéro de téléphone portable
Nationalité
Adresses courriel
Langue maternelle
Pays du lieu de travail
Pays du domicile
Photocopie du passeport ou de la carte d’identité
Photocopie du permis de travail
Données complémentaires que les utilisateurs fournissent dans le cadre de l'utilisation de Favur
Par ailleurs, des données issues du système de gestion du personnel de votre employeur apparaissent dans Favur
Le Fournisseur enregistre des données sur les utilisateurs, lesquelles sont rassemblées dans des comptes utilisateurs. Les comptes utilisateurs combinent des informations sur la relation contractuelle entre vous et le Fournisseur (autorisation d'accès, employeur associé, etc.). Votre employeur voit toutes les informations issues de son propre système de gestion du personnel ainsi que les informations que vous mettez à sa disposition par l'intermédiaire de Favur.
Dans le cadre des demandes d'assistance ou demandes relatives à l'utilisation de Favur, il peut arriver que le Fournisseur consulte des données à votre sujet. Le Fournisseur conserve ces informations de manière strictement confidentielle et ne divulgue ces données à aucun tiers (sauf injonctions de remise émanant d'un tribunal). Nous ne communiquons à votre employeur aucune donnée personnelle vous concernant sauf si vous déclarez expressément, par l'intermédiaire des fonctionnalités de Favur, vouloir mettre à disposition de votre employeur des données personnelles . Dans le cadre du présent point 3.2, nous mettons Favur à votre service et nous ne traitons pas ces données personnelles pour le compte de votre employeur. Les données d'utilisation (ex. état du processus) sont automatiquement partagées avec l'employeur concerné.
3.3 Données figurant dans les données de base de l'entreprise
Les comptes des responsables RH de nos clients (votre employeur ou son mandataire) sont gérés dans les données de base de l'entreprise. Dans les données de base de l'entreprise, le client transmet les données personnelles suivantes :
Prénoms du ou des responsable(s) RH
Noms du ou des responsable(s) RH
adresse courriel professionnelle actuelle du ou des responsable(s) RH
toutes ces données pour un compte responsable si un tel compte est ajouté
Les données relatives aux utilisateurs figurant dans les comptes RH se limitent à celles qui sont nécessaires pour que le client puisse consulter quels utilisateurs ont activé des codes d'activation. Le représentant du client peut, par l'intermédiaire du compte entreprise, consulter la relation juridique avec le Fournisseur et gérer les droits d'utilisation des utilisateurs.
3.4 Pas de transmission des données
Dans les rapports entre vous et nous, votre employeur est considéré comme un tiers. Les points ci-dessus décrivent quelles données vous concernant peuvent être consultées dans Favur. En outre, nous ne transmettons aucune donnée que vous saisissez dans Favur (données visées au point 3) à des tiers.
Nous faisons appel à des prestataires techniques auxiliaires en Suisse et en Espagne pour exploiter Favur (ex. fournisseur informatique pour l'exploitation des fonctionnalités du logiciel de Favur). Ces prestataires sont soumis à notre contrôle et nos instructions et sont tenus de respecter des règles strictes en matière de confidentialité et de protection des données personnelles.
3.5 Rôle de Favur en lien avec les données au sens du point 3
Concernant les données citées au point 3.2 (données personnelles des utilisateurs), nous agissons conformément aux instructions de la personne concernée. Concernant les données citées au point 3.3 (données personnelles figurant dans le compte entreprise), nous agissons pour le client (employeur de la personne concernée).
3.6 Technologies de suivi
Favur utilise des technologies de suivi comme les cookies pour recueillir des informations et ainsi mieux comprendre comment vous utilisez Favur. Ces technologies nous permettent de gérer Favur et d'optimiser la convivialité. Par exemple, Favur détecte si votre ordinateur a déjà accédé à Favur à une date antérieure ou reconnaît la langue d'utilisation que vous avez définie à une date antérieure.
4. Données que le Fournisseur collecte et traite dans son propre intérêt
4.1 Principe
Le Fournisseur collecte et traite les données relatives à l'entreprise cliente et aux utilisateurs nécessaires à l'exécution de la relation contractuelle fondée sur les dispositions applicables aux utilisateurs de Favur et, le cas échéant, sur un contrat client séparé.
4.2 Informations de contact des utilisateurs
Nous traitons des informations de contact des utilisateurs dans notre propre intérêt. Nous les obtenons dans le cadre de notre relation commerciale avec nos clients et avec vous en tant qu'utilisateur. Il s'agit à titre d'exemples des données suivantes :
Sexe (facultatif)
Langue maternelle (facultatif)
Fonction dans l'entreprise (facultatif)
Profession / Formation (facultatif)
Échelon salarial (facultatif)
Statut d'emploi (facultatif)
Région d'emploi (facultatif)
Pays du lieu de travail (facultatif)
Pays du domicile (facultatif)
Pays d'origine (facultatif)
Nationalité (facultatif)
Année de naissance (date de naissance complète, facultatif)
Nous enregistrons ces données dans nos propres bases de données. Nous utilisons ces données non personnelles à des fins de segmentation et d'analyse. Mis à part ces informations de contact qui servent des fins purement administratives, nous n'enregistrons aucune donnée personnelle concernant les utilisateurs à des fins propres. Les données que les utilisateurs nous fournissent en tant visiteurs ne sont pas concernées.Les dispositions en matière de protection des données de nos sites internet s'appliquent à celles-ci.
4.3 Désignation du responsable
Sauf indication contraire au cas par cas, la personne morale suivante est responsable des modalités de traitement des données personnelles au sens du point 4 :
UFirst GmbH
Gasometerstrasse 9
CH-8008 Zurich
4.4 Sous-traitants du Fournisseur
Pour traiter les données que nous gérons dans notre propre intérêt à des fins de facturation et d'administration de nos relations clients (données citées au point 4), nous faisons partiellement appel à des tiers qui travaillent pour le compte et sous le contrôle du Fournisseur (nos prestataires de services/ sous-traitants).
4.5 Transmission de données et transfert de données
Dans le cadre de ce qui est nécessaire pour exécuter les opérations de paiement, les données citées au point 4.3 peuvent être communiquées aux prestataires intervenant à cet effet (notamment les banques). Ces données peuvent, lorsque cela est objectivement nécessaire, également être transmises à des acquéreurs potentiels ou à des personnes intéressées par l'acquisition de divisions, de sociétés ou d'autres structures du Fournisseur. Ces tiers (banques, acquéreurs potentiels) sont ci-après dénommés de manière globale les destinataires.
4.6 Composante internationale des sous-traitants et destinataires
Les sous-traitants du Fournisseur (point 4.5) et les destinataires (point 4.6) travaillent pour partie sur le territoire suisse, mais peuvent travailler partout dans le monde. Vous devez notamment vous attendre à ce que vos données soient transférées vers des pays de l'Union européenne ainsi que dans d'autres pays d'Europe, en Inde et aux États-Unis où se situent les prestataires auxquels nous faisons appel.
Lorsque nous transférons des données vers un pays sans législation assurant un niveau de protection des données adéquat, nous veillons à garantir un niveau de protection adéquat, comme la loi le prévoit, par le biais de contrats correspondants (notamment sur la base des clauses contractuelles dites standard de la Commission européenne, accessibles ici) ou des Binding Corporate Rules ou nous nous appuyons sur les dérogations prévues par la loi que sont le consentement, l'exécution du contrat, la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice, des intérêts publics prépondérants, des données personnelles publiques ou la nécessité de protéger l'intégrité des personnes concernées.
Vous pouvez vous procurer à tout moment une copie des garanties contractuelles évoquées auprès de la personne citée au point 5, à moins qu'elle soit déjà indiquée plus haut. Nous nous réservons toutefois le droit de noircir certains passages des copies pour des raisons liées à la protection des données ou à la confidentialité ou de ne les fournir que sous forme d'extrait.
5. Interlocuteur pour toutes les questions relatives à la protection des données
Si vous avez des questions relatives à la protection des données, vous pouvez nous les communiquer à l'adresse suivante :
UFirst GmbH
Heinrichstrasse 267
CH-8005 Zurich
contact@favur.ch
6. Finalités du traitement des données et base juridique
Nous utilisons les données personnelles que nous collectons dans le cadre des présentes dispositions en matière de protection des données de Favur exclusivement dans le but de conclure et exécuter les contrats avec nos clients et utilisateurs, notamment au titre de la mise à disposition de Favur et du respect de nos obligations légales en Suisse et à l'étranger. La base juridique de ce traitement est l'article 6 paragraphe 1 point b) du RGPD.
7. Traitements sur la base d'un consentement
Si vous avez consenti au traitement de vos données personnelles à certaines fins (par exemple lors de votre inscription pour utiliser Favur ou pour recevoir les newsletters), nous traitons vos données personnelles dans le cadre et sur la base de ce consentement si nous n'avons pas d'autre base juridique et si nous avons besoin de celui-ci. Un consentement donné peut être révoqué à tout moment sans que cela ait toutefois des conséquences sur les traitements de données déjà effectués.
8. Durée de conservation des données personnelles
Nous traitons et conservons vos données personnelles tant que cela est nécessaire pour l'exécution de nos obligations contractuelles et légales ou pour les finalités poursuivies.
Concernant les données citées au point 4, il est possible que des données personnelles soient conservées pendant la durée pendant laquelle des droits peuvent être revendiqués à l'encontre de notre entreprise et nous y sommes autrement tenus par la loi ou des intérêts légitimes le requièrent (ex. à des fins de preuve et de documentation). Dès que vos données personnelles ne sont plus nécessaires pour les finalités précitées, elles sont en principe et dans la mesure du possible effacées ou anonymisées.
Nous conservons les données saisies dans Favur (point 3) jusqu'à ce que vous supprimiez votre compte utilisateur. L'effacement s'applique uniquement aux données que vous avez vous-mêmes enregistrées dans votre compte utilisateur. Ne sont pas concernés par l'effacement les messages que vous avez envoyés à d'autres utilisateurs et les informations que d'autres ont partagées avec vous pour visualisation ou vous ont transmises à partir de leur propre compte.
9. Sécurité des données
Nous prenons des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre tout accès non autorisé et toute utilisation abusive, à savoir notamment :
Élaboration d'instructions
Formations
Solutions de sécurité réseaux et informatiques
Contrôles et restrictions d'accès
10. Obligation de fournir des données personnelles
Dans le cadre de notre relation commerciale, vous devez fournir les données personnelles qui sont nécessaires à l'établissement et à l'exécution d'une relation commerciale et à l'exécution des obligations contractuelles s'y rapportant (vous n'avez généralement pas d'obligation légale de nous fournir des données). Sans ces données, nous ne serons généralement pas en mesure de conclure ou d'exécuter un contrat avec vous (ou la personne ou l'organisme que vous représentez).
11. Pas de profilage et pas de prise de décision automatisée
Nous ne traitons pas les données personnelles collectées et traitées conformément aux présentes dispositions en matière de protection des données de Favur dans le but d'évaluer certains aspects de la personnalité. S'il apparaît qu'en tant qu'utilisateur vous êtes à la recherche d'un emploi (c'est-à-dire les offres pour après la fin d'une relation de travail active), nous pouvons attirer votre attention sur des offres d'emploi ; vous pouvez désactiver cette fonctionnalité à tout moment.
Nous ne recourons à aucune prise de décision automatisée (cf. article 22 RGPD) dans le cadre de l’établissement et l’exécution de la relation commerciale et en dehors.
12. Droits des personnes concernées
Dans le cadre du droit de la protection des données qui vous est applicable et dans la mesure où celui-ci le prévoit (comme c'est par exemple le cas du RGPD), vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'un droit à l'effacement des données, à la limitation du traitement et d'un droit d'opposition à notre traitement des données. Vous pouvez obtenir une copie de votre profil sur Favur et des informations recueillies vous concernant. Vous disposez également du droit à la restitution de certaines données personnelles dans le but de les transmettre à un autre organisme (portabilité des données).
Les personnes concernées sont en droit de faire valoir, gratuitement et une fois par année civile, un droit d'accès complet (article 15 RGPD) concernant leurs données personnelles. Pour chaque autre accès, le Fournisseur applique des frais administratifs à hauteur de 200 francs suisses.
Pour faire valoir vos droits, vous pouvez nous contacter à l'adresse indiquée au point 5. L'exercice de tels droits suppose généralement que vous prouviez votre identité de manière claire (par exemple par une copie de vos papiers d'identité sans laquelle votre identité ne serait pas claire ou ne pourrait être vérifiée).
Veuillez toutefois noter que nous nous réservons le droit de faire valoir de notre côté les restrictions prévues par la loi, par exemple si nous sommes tenus de conserver ou de traiter certaines données, si nous avons un intérêt prépondérant (si nous pouvons nous en prévaloir) ou si elles sont nécessaires pour faire valoir des droits. Si cet exercice engendre des coûts pour vous, nous vous en informerons au préalable.
Nous vous avons déjà informé au point 7 de la possibilité de révoquer votre consentement. Veuillez noter que l'exercice de ces droits peut entrer en conflit avec des accords contractuels. Si nous avons besoin de données pour exécuter un contrat, le traitement des données que nous réalisons n'est pas écarté même si vous exercez votre droit de retrait. La rupture anticipée du contrat que nous vous accordons éventuellement après le retrait de votre consentement peut avoir des conséquences pécuniaires ou autres au titre des contrats concernés. Nous vous en informerons au préalable si cela n'est pas déjà réglé par contrat.
Chaque personne concernée a en outre le droit de faire valoir ses droits devant un tribunal ou d'introduire une réclamation auprès de l'autorité compétente en matière de protection des données. L'autorité compétente en matière de protection des données en Suisse est le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (www.edoeb.admin.ch).
13. Adaptations des présentes dispositions en matière de protection des données de Favur
Le Fournisseur se réserve le droit de vérifier périodiquement les présentes dispositions en matière de protection des données de Favur et de les modifier à tout moment si besoin. La version en vigueur, consultable dans Favur, s'applique. Le Fournisseur vous informe de ces adaptations sous la forme appropriée (ex. par courrier, par courriel et/ou en ligne lors de votre prochaine connexion à Favur). Si des adaptations des dispositions en matière de protection des données de Favur dégradent considérablement votre relation juridique avec le Fournisseur, vous pouvez renoncer à tout moment à utiliser Favur.